Renovation

Hầu hết các tổ chức đều đồng ý về nhu cầu có một nơi làm việc linh hoạt, dễ thích nghi để bắt kịp với nhu cầu kinh doanh thay đổi. Nhưng thiết kế cho sự linh hoạt chỉ là điểm khởi đầu. Sự linh hoạt thực sự có nghĩa là tạo ra một hệ sinh thái sống phát triển khi nhu cầu thay đổi, được thúc đẩy bởi sự tương tác liền mạch giữa thiết kế, hệ thống và con người. Để đạt được điều này đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ giữa các phòng ban và đội ngũ trong tổ chức. Nó cũng đòi hỏi một sự thay đổi trong tư duy: chúng ta phải coi và quản lý nơi làm việc không phải là một tài sản tĩnh, mà là một sản phẩm tiếp tục phát triển.

Xác định vấn đề

Sự căng thẳng kinh điển giữa kinh doanh và nơi làm việc là nhu cầu kinh doanh thay đổi nhanh hơn môi trường xây dựng. Mặc dù các điều khoản thuê đang trở nên linh hoạt hơn, chúng vẫn hạn chế khả năng thích nghi mà các công ty cần khi họ trải qua chu kỳ kinh doanh. Ở cấp độ dự án, quy mô đội ngũ và quy trình làm việc thay đổi linh hoạt từ giai đoạn này sang giai đoạn khác, đòi hỏi các cấu hình và thiết lập khác nhau để điều chỉnh không gian phù hợp với công việc.

Vì sự căng thẳng này xảy ra ở mọi ngành nghề, sự linh hoạt thường được xác định là ưu tiên hàng đầu. Các chiến lược thiết kế mô-đun và dễ thích nghi là phổ biến, tuy nhiên hầu hết các nơi làm việc vào ngày thứ 120 trông vẫn giống hệt như ngày đầu tiên. Điều này không phải do thiếu ý định hay lập kế hoạch kém; đó là kết quả của sự cam kết và tư duy liên tục cần thiết để tạo ra một hệ sinh thái sống thịnh vượng.

Hình ảnh do SmithGroup cung cấp

Giải pháp

Hướng tới năm 2026, chúng tôi dự đoán một sự chuyển dịch từ việc coi nơi làm việc là một tài sản tĩnh sang việc phát triển nó như một hệ sinh thái sống vẫn giữ được sự phù hợp và hỗ trợ các nhu cầu kinh doanh năng động theo thời gian. Một cách để đạt được điều này là thông qua tư duy hệ thống, cho phép các sự thích nghi kịp thời và phối hợp. Tư duy hệ thống có cái nhìn tổng thể về cách các thành phần tương tác và ảnh hưởng lẫn nhau trong một tổng thể lớn hơn, tập trung vào tính kết nối, các mối quan hệ và các vòng lặp phản hồi.

Trong bối cảnh của một hệ sinh thái nơi làm việc, các thành phần này bao gồm bất động sản, trải nghiệm nơi làm việc, lập kế hoạch sử dụng không gian, nhân sự (HR), tài chính, phân tích dữ liệu và các đội ngũ cơ sở vật chất. Trong khi bộ phận bất động sản quản lý tài sản vật chất, các đội ngũ khác là thiết yếu để cung cấp thông tin chuyên sâu về hành vi người dùng, việc sử dụng không gian, các chính sách, chiến lược tài trợ và hoạt động hàng ngày.

Cùng nhau, đội ngũ hệ thống tích hợp này thúc đẩy sự tương tác năng động giữa thiết kế, hệ thống và con người—những sinh vật sống trong hệ sinh thái.

Bên cạnh tư duy hệ thống, các tổ chức cần áp dụng một tư duy chấp nhận sự thử nghiệm, học hỏi và cải tiến liên tục. Ngay cả với dữ liệu và sự phối hợp mạnh mẽ, các giải pháp có thể không hoàn hảo, hoặc không hoàn hảo cho thời điểm hiện tại. Một cách tiếp cận ưu tiên sự tiến bộ hơn là sự hoàn hảo giúp vượt qua sự tê liệt trong quyết định, ngăn chặn sự trì trệ và cuối cùng là cải thiện sự nhanh nhạy của nơi làm việc và kết quả kinh doanh.

Hình ảnh do SmithGroup cung cấp

Triển khai

Có nhiều cách để áp dụng cách tiếp cận này trong thực tế. Một phương pháp là xem xét ba cấp độ linh hoạt: không gian làm việc có thể tùy biến (hackable), bộ công cụ nội thất (kits-of-parts), và không gian mô-đun. Mỗi cấp độ khác nhau về mức độ thay đổi, kiểm soát, nguồn lực và đầu tư.

Không gian làm việc có thể tùy biến (Hackable)

Không gian làm việc có thể tùy biến cho phép người dùng và đội ngũ di chuyển nội thất, công cụ và công nghệ để đáp ứng nhu cầu hàng ngày. Bánh xe đóng vai trò quan trọng, cũng như công nghệ di động và khả năng tiếp cận nguồn điện. Các thay đổi là do người dùng thúc đẩy và thường không liên quan đến các đội ngũ cơ sở vật chất hoặc bất động sản. Để tối đa hóa lợi ích, người dùng nên cảm thấy được trao quyền để sắp xếp lại không gian khi cần thiết, trong khi các đội ngũ nơi làm việc chấp nhận rằng không gian luôn thay đổi và có thể trông “đang được sử dụng”.

Hình ảnh do SmithGroup cung cấp

Bộ công cụ nội thất (Kits-of-Parts)

Cách tiếp cận này cung cấp các thiết lập nội thất có thể hoán đổi cho nhau để đáp ứng nhu cầu phát triển của đội ngũ. Ví dụ, các giai đoạn đầu của dự án có thể yêu cầu không gian cộng tác và đội ngũ, trong khi các giai đoạn sau đòi hỏi các khu vực làm việc cá nhân tập trung. Việc hoán đổi các món đồ nội thất đòi hỏi sự phối hợp lớn hơn giữa các đội ngũ dữ liệu, nơi làm việc và cơ sở vật chất. Các thay đổi có thể được kích hoạt bởi yêu cầu của đội ngũ hoặc bởi các đánh giá định kỳ.

Không gian mô-đun

Được thiết kế trên một lưới kích thước, các không gian mô-đun có thể biến đổi bằng cách thêm hoặc bớt các bức tường và nội thất khi nhu cầu thay đổi. Cấp độ linh hoạt này đòi hỏi sự phối hợp cao trong đội ngũ hệ thống, với mức độ tham gia khác nhau tùy thuộc vào giải pháp. Các hệ thống có thể tháo rời thường có thể được cấu hình lại trong một ngày cuối tuần, trong khi các thay đổi tường cứng có thể mất nhiều tuần. Do sự cam kết và nguồn lực cần thiết, các tổ chức phải thiết lập các tác nhân kích hoạt thay đổi rõ ràng—chẳng hạn như các chỉ số hiệu suất, phản hồi của người dùng hoặc sự thay đổi văn hóa—và xác định tần suất thay đổi nên diễn ra. Một cân nhắc bổ sung là cách phân loại nguồn vốn, cho dù là chi phí đầu tư hay chi phí vận hành.

Hình ảnh do SmithGroup cung cấp

Đánh giá và Điều chỉnh

Mượn ý tưởng từ thiết kế sản phẩm, nơi làm việc đã hoàn thiện không nên được coi là sản phẩm cuối cùng. Các mục tiêu kinh doanh, nhu cầu của đội ngũ và công nghệ tiếp tục phát triển, và những thách thức của ngày mai sẽ khác với ngày hôm nay.

Để một hệ sinh thái sống phát triển mạnh mẽ, đội ngũ hệ thống nên thiết lập một khung ra quyết định được hỗ trợ bởi các chỉ số ngưỡng và KPI đo lường cả dữ liệu định lượng và định tính. Bằng cách xem xét các đầu vào này thường xuyên, các đội ngũ có thể dự đoán sự thay đổi và đảm bảo nơi làm việc tiếp tục mang lại giá trị.

Không phải tất cả các thay đổi đều mang tính không gian. Một số có thể liên quan đến cập nhật công nghệ, phân công lại khu vực lân cận hoặc điều chỉnh hành vi. Cách tiếp cận tư duy hệ thống cho phép các tổ chức nhận ra khi hệ sinh thái không còn phát triển mạnh mẽ và phản ứng bằng sự thay đổi có ý nghĩa và kịp thời.

Sự tiến hóa như một chuẩn mực văn hóa

Nơi làm việc của tương lai không phải là một phông nền tĩnh—đó là một hệ sinh thái sống động thích nghi khi nhu cầu kinh doanh phát triển. Bằng cách áp dụng tư duy hệ thống, thúc đẩy sự hợp tác liên chức năng và cam kết cải tiến liên tục, các tổ chức có thể vượt xa sự linh hoạt như một tính năng thiết kế và biến nó thành một chuẩn mực văn hóa. Thành quả là gì? Một nơi làm việc không chỉ bắt kịp với sự thay đổi—nó còn dự đoán, thúc đẩy sự thay đổi đó và trở thành một động lực chiến lược cho sự thành công của doanh nghiệp.

Lời cảm ơn đặc biệt đến Nhà tài trợ Xu hướng & Dự đoán năm 2026 của chúng tôi:

Hãy thiết kế những không gian tạo được sự cộng hưởng và truyền cảm hứng cho những công việc tuyệt vời. Khám phá bộ sưu tập Resonant Spaces.

Bài viết Thiết kế cho sự linh hoạt thực sự: Cách tiếp cận tư duy hệ thống xuất hiện đầu tiên trên Work Design Magazine.